phần mềm là một công cụ để giúp con người làm việc hiệu quả hơn, giảm thời gian và chi phí cho nhiều công việc. Trong quản lý dự án PM sẽ lên kế hoạch làm việc, ước lượng chi phí, tính toán rủi ro...... PM là một công cụ để hỗ trợ nên không thể thay thế được
theo tớ việc sử dụng dự án phần mềm có nhiều ưu điểm: Có thể truy cập từ xa thông qua Internet hay Intranet để bàn bạc và thống nhất ý kiến với các thành viên khác. Cho phép truy cập cho nhiều người dùng cùng lúc trong một cách đồng thời trên một kho dữ liệu trung ương.