Quản lý rủi ro là một phần trong việc lập kế hoạch dự án nhằm xác định những nguy cơ chủ yếu, từ đó xây dựng các kế hoạch phòng chống hay giảm thiểu những tác động bất lợi.
Trên thực tế có hai hình thức quản lý rủi ro: (1) giả định khả năng xảy ra sự cố nào đó có thể ảnh hưởng xấu đến kế hoạch hay lịch trình và (2) thừa nhận rằng không thể dự báo tất cả mọi sự cố bất lợi.
Có thể không cần lập kế hoạch đối phó với những sự cố bất ngờ, mà biện pháp duy nhất là thiết lập một cơ cấu quản lý vững chắc có thể đối phó với bất kỳ sự cố nào. Chương này tập trung vào hình thức quản lý rủi ro đầu tiên, còn hình thức thứ hai sẽ được đề cập ở phần sau.
Theo nghĩa truyền thống, hình thức quản lý rủi ro theo kiểu giả định khả năng xảy ra sự cố có ba mục tiêu chính yếu sau đây:
1. Nhận biết và xác định mức độ của các nguy cơ rủi ro
2. Có hành động phòng tránh hoặc giảm thiểu các rủi ro chính
3. Triển khai kế hoạch đối phó sự cố bất ngờ và xử lý những thất bại có thể xảy ra
Nhận biết và xác định mức độ của các nguy cơ rủi ro
Cách rõ ràng nhất để đối phó với rủi ro là kiểm định một cách có hệ thống tất cả những việc có thể diễn biến sai lệch trong dự án của bạn. Việc kiểm định rủi ro gồm ba bước sau:
1. Thu thập ý kiến khách quan. Quan điểm của mọi người về rủi ro thường có sự khác biệt đáng kể. Một số người có khả năng thấy trước những mối nguy hiểm mà người khác hoàn toàn bỏ qua. Bằng cách trò chuyện với nhiều người như các thành viên trong nhóm dự án, nhân viên thuộc các phòng ban trong công ty, khách hàng, nhà cung ứng… bạn có thể thu thập được một số thông tin có giá trị. Chẳng hạn, một nhà cung ứng có thể tiết lộ với nhà quản lý dự án phát triển sản phẩm rằng đối thủ của anh ta đang nghiên cứu sản phẩm tương tự, và quá trình hoạt động của đối thủ có vẻ nhiều triển vọng hơn. Có khả năng đối thủ sẽ đánh bại anh ta để chiếm lĩnh thị trường.
2. Nhận diện các rủi ro nội bộ. Bố trí nhân sự mỏng cũng có thể là một nguyên nhân gây rủi ro. Ví dụ, quyết định về hưu của một nhân vật then chốt có thể khiến cho dự án quan trọng sụp đổ. Nhân viên kiểm tra chất lượng có chuyên môn kém lại là một nguồn gốc rủi ro khác. Công việc kém chất lượng của họ có thể bỏ sót những sản phẩm bị lỗi khiến công ty phải thu hồi sản phẩm, giải quyết kiện tụng, thậm chí còn thất bại trong công tác quan hệ công chúng.
3. Nhận diện các rủi ro bên ngoài công ty. Rủi ro bên ngoài có thể hiện diện dưới hình thức một công nghệ mới đang trỗi dậy khiến dòng sản phẩm mới của bạn trở nên lỗi thời. Sự thay đổi quy chế có thể là một rủi ro khác. Có rất nhiều rủi ro bên ngoài và chúng thường là những rủi ro tiềm ẩn. Vì thế, một số công ty công nghệ lớn còn duy trì các bộ phận “tin tức tình báo kinh doanh” để nhận diện sớm những mối đe dọa này.
Khi kiểm định rủi ro, bạn hãy đặc biệt chú ý đến những lĩnh vực có nhiều khả năng gây tổn hại cho dự án nhất. Tùy theo từng dự án mà các lĩnh vực này có thể bao gồm các vấn đề như sức khỏe và môi trường, các bước đột phá kỹ thuật, sự biến đổi về kinh tế và thị trường, mối quan hệ với khách hàng và nhà cung ứng... Hãy tự hỏi liệu dự án dễ bị tác động bất lợi nhất ở khía cạnh nào. Sau đó, bạn hãy xem xét các câu hỏi sau: Những điều tồi tệ nhất có thể phát sinh trong các lĩnh vực này là gì? Những rủi ro nào có nhiều khả năng xảy ra nhất?
Phương pháp định lượng rủi ro
Việc kiểm định có thể phát hiện ra vô số rủi ro cho dự án của bạn. Tất nhiên, một số rủi ro có vẻ nguy hiểm hơn những rủi ro khác – tức là khả năng gây tổn thất của chúng sẽ cao hơn. Bên cạnh đó lại có một số rủi ro nhiều khả năng xảy ra hơn các nguy cơ khác. Do đó, có hai yếu tố liên quan đến rủi ro mà bạn cần phải xem xét là (1) khả năng gây tác động bất lợi và (2) khả năng xảy ra. Bạn có thể sử dụng hai yếu tố này để xác định mức độ ưu tiên trong danh sách kiểm định của bạn. Sau đây là bốn bước kiểm định rủi ro:
1. Ước tính tác động tiêu cực của mỗi rủi ro. Hãy biểu thị ước tính này dưới dạng tiền tệ. Ví dụ: “Việc chậm trễ một tháng sẽ làm chúng ta tiêu tốn 25.000 đô la”.
2. Quy khả năng xảy ra rủi ro về tỷ lệ phần trăm (từ 0% đến 100%). Ví dụ: “Khả năng có thể chậm trễ một tháng là 40%”.
3. Nhân lượng tác động được biểu thị bằng tiền với số phần trăm khả năng có thể xảy ra. Ví dụ: 25.000 đô la x 0,4 = 10.000 đô la. Trên thực tế, tác động được biểu thị bằng tiền sẽ được tính bằng khả năng mà tác động đó có thể xảy ra.
4. Sắp xếp thứ tự danh sách kiểm định theo giá trị ước tính.
Một danh sách được sắp xếp theo thứ tự sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn những rủi ro mà bạn phải đương đầu.
42/: Trong các công việc của quản lý chất lượng thì theo bạn công đoạn nào la quan trong nhất